Group Support System
Group Suport System (GSS) GSS adalah sistem berbasis komputer interaktif yang memfasilitasi solusi masalah-masalah tak terstruktur oleh grup pengambil keputusan. Komponen-komponen GSS meliputu hardware, software, orang, dan prosedur. GSS mudah untuk dipelajari dan digunakan.
Perangkat lunak yang sering digunakan disebut Groupware yang intinya perangkat lunak yang mendukung kelompok orang terlibat dalam suatu tugas bersama
Contoh :
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Jira
- Microsoft Teams
- GSuite
- Dll.
Istilah lainnya :
- GGS (Group support system)
- CSCW(Computer support cooperative work)
- CCWS (Computerized collaborative work support)
- EMS (Electronic meeting system).
Perangkat lunak yang digunakan disebut groupware.
GGS berkontribusi memecahkan masalah komunikasi yang lebih baik.
Tujuan dari GSS adalah untuk meningkatkan produktivitas dan keefektivan pertemuan-pertemuan untuk pengambilan keputusan, baik dengan mempercepat proses pengambilan keputusan atau dengan meningkatkan kualitas keputusan yang dihasilkan. Tujuan tadi dapat diperoleh dengan menyediakan dukungan pada pertukaran ide, opini, dan preferensi dalam grup.
Teknologi GSS dibagi menjadi 3 level :
• Level 1 : Dukungan Proses.
• Level 2 : Dukungan pengambilan keputusan.
• Level 3 : Aturan penugasan (rules of order)
Ciri-ciri GSS:
• GSS sistem informasi yang didesain khusus, bukan sekedar konfigurasi komponen sistem yang telah ada.
• GSS didesain dengan tujuan mendukung grup pengambil keputusan dalam pekerjaannya. Maka GSS harus meningkatkan proses pengambilan keputusan dan/atau hasil keputusan grup dibandingkan dengan keadaan tak menggunakan GSS.
• GSS mudah untuk dipelajari dan digunakan.
• GSS bisa didesain untuk 1 jenis masalah atau untuk pelbagai keputusan organisasional level grup.
• GSS didesain untuk mendorong bermacam-macam aktivitas seperti peneluran ide, penyelesaian konflik, dan kebebasan berkespresi.
• GSS memiliki mekanisme ikutan yang mengecilkan berkembangnya perilaku negatif grup, seperti konflik yang merusak, miskomunikasi, atau “groupthink”.
Faktor penentu kesuksesan pada GSS :
1. Komitmen organisasi – suatu keharusan.
2. Dukungan eksekutif dimana ia diberitahukan informasi yang berkaitan dan ia mau melakukannya.
3. Dukungan operasi yang menyediakan umpan balik yang cepat.
4. Ketersediaan fasilitas yang memperhatikann kenyamanan user dan estetika.
5. Kunjungan lapangan timbal balik yang mendeteksi kebutuhan orang-orang yang memahami lingkungan EMS.
6. Komunikasi dan hubungan yang terjalin selama kunjungan lapangan – penting dalam mengelola tanggapan terhadap pertanyaan-pertanyaan yang timbul.
7. Iterasi cepat dalam perubahan software – kritis dalam memenuhi kebutuhan yang berkembang.
8. Pelatihan untuk orang-orang lapangan pada masalah teknis, fasilitas, dan level end-user.
9. Transfer kontrol ke orang-orang lapangan
10. Evaluasi biaya/keuntungan – hal krusial dalam mengembangkan EMS pada awal percobaan.
11. Fleksibelitas penggunaan software – hal esensial untuk mempertemukan kebutuhan-kebutuhan grup yang berkembang.
12. Perencanaan yang sesuai – hal yang esensial
13. Mempertemukan harapan manajerial – indikator tertinggi kesuksesan implementasi EMS.
14. Antarmuka user yang menggairahkan.
15. Anonymity – sangat penting
16. Facilitation (bantuan-bantuan) – sangat penting
17. Pemilihan task (isu) yang sesuai – sangat penting.
